در ادبيات مديريت، اثربخشي را انجام كارهاي درست و كارايي را انجام درست كارها تعريف كرده اند. مفهوم اثربخشي در درون مفهوم كارايي جا دارد. کارآیی جنبه کمی و اثربخشی جنبه کیفی دارد.
مدیریت عبارت است از فرایند کسب اهداف ، به طور کارا و موثر از طریق دیگران.
"پیتر دراکر" کارایی را درست انجام دادن کارها و اثربخشی را انجام دادن کارهای درست میداند.
کارایی نشان دهنده نسبت تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها بوده و اثر بخشی، نسبت ارتباط خروجی‌ها با اهداف می‌باشد.
بهره‌وری، حاصل جمع برداری
کارایی و اثربخشی است که نشان می‌دهد یک سازمان به چه صورت منابع خودرا در راستای
دستیابی به اهداف به کار می‌گیرد.
به این ترتیب، بهره‌وری را می‌توان به صورت "انجام
درستِ کار درست" تعریف کرد.
بهره وری = کارایی + اثربخشی
Productivity= Efficiency+Effectiveness
بین اثربخشی و کارایی یک فعّالیت، چهار حالت زیر را می‌توان در نظر گرفت. به این صورت که یک فعّالیت:
1. هم کارایی دارد و هم اثربخشی
2. کارایی دارد، ولی اثربخشی ندارد
3. کارایی ندارد، ولی اثربخشی دارد
4. نه کارایی دارد و نه اثربخشی
بدترین حالت ممکن (که کم‌ترین بهره‌وری را نیز دارد)، حالت دوم است. یعنی وجود کارایی و عدم اثربخشی. در این حالت، با سریع‌ترین سرعت ممکن، منابع را مصرف می‌کنیم؛ ولی نه در راستای دستیابی به هدف. به عبارت دیگر، با سرعت زیاد، از هدف خویش دور می‌شویم.
فرض
کنید دو راننده می‌خواهند از تهران به مشهد بروند. خودروی یکی از آنها ژیان و
خودروی دیگری، بنز است. راننده ژیان با سرعت ۶۰ کیلومتر بر ساعت در جاده
مشهد حرکت خود را آغاز می‌کند و راننده بنز با سرعت ۱۱۰ کیلومتر بر ساعت، جاده
شیراز را پیش می‌گیرد.
در این مثال، کارایی (Efficiency) راننده ژیان، کمتر ولی
اثربخشی
(Effectiveness) او بالاتر است.
کارایی نشان می‌دهد که یک
فرد یا سازمان، به چه صورت منابع (زمان، هزینه، مواد و...) را در جهت ایجاد خروجی
(محصول یا خدمت) به کار می‌گیرد و اثربخشی نشان می‌دهد که این خروجی تا چه حد در
راستای اهداف سازمان می‌باشد.
بنز کاراتر است،
چون در راستای هدف حرکت نمی‌کند، منابع (زمان، سوخت و ...) را با سرعت بالاتر به
هدر می‌دهد. پس شاید بتوان گفت فعالیت اثربخش غیرکارا، از فعالیت کارای غیر
اثربخش، بهتر است.
كارایی(Efficiency) :
كارايي به معناي كمترين زمان يا انرژي مصرفي براي بيشترين كاري كه انجام شده است. سطح افزايش كارايي مستقيماً به‌دست مديران سپرده شده است. افزايش كارايي موجب ارتقا بهروري و كمك موثر درنيل به اهداف سازماني خواهد شد.
واژه كارايي، مفهوم محدودتري دارد و در رابطه با كارهاي درون سازماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد. كارايي سازمان عبارت است از مقدار منابعي كه براي توليد يك واحد محصول به مصرف رسيده است و مي‌توان آنرا برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه كرد. اگر سازماني بتواند در مقايسه با سازمان ديگر با صرف مقدار كمتري از منابع به هدف مشخص برسد، مي‌گويند كه كارايي بيشتري دارد. به‌عبارت ديگر كارايي به‌معناي كمترين زمان ياانرژي مصرفي براي بيشترين كار انجام شده است. یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می شود به مقدار کاری که باید انجام می گیرد.
مفهوم کارايي
کارايي به اجراي درست کارها در سازمان
مربوط مي شود. يعني تصميماتي که با هدف کاهش هزينه ها، افزايش مقدار توليد و بهبود
کيفيت محصول اتخاذ مي شوند.
کارايي نسبت
بازدهي به بازدهي استاندارد است.
اثربخشــــی (EFFECTIVENESS)
منظور از اثربخشي درواقع بررسي ميزان موثربودن اقدامات انجام شده براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده است.
به عبارتي ساده تر در يك مطالعه اثربخشي، ميزان تحقق اهداف اندازه گيري مي شود. اما به نظر مي رسد براي تعريف مفهوم اثربخشي مي‌بايست گامي فراتر نهاد، به اين معنا كه اثربخشي هنگامي در يك دوره آموزش حاصل خواهد شد كه اولا نيازهاي آموزشي به روشني تشخيص داده شود. ثانيا برنامه مناسبي براي برطرف ساختن نيازها طراحي شود. ثالثا برنامه طراحي شده به درستي اجرا گردد و رابعا ارزيابي مناسبي از فرايند آموزش و درنهايت دستيابي به اهداف انجام شود.
مفهوم اثر بخشي
اثربخشي عبارتست از: درجه
رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده
اثربخشي با
سؤالاتي از اين قبيل معلوم مي شود:
آيا براي رسيدن
به اهداف سازمان اهداف درستي انجام مي دهيم ؟
آيا مشکلات
سازمان را به درستي تشخيص داده ايم، و در صدد رفع آنها برآمده ايم ؛ بطوري
که به هدفهاي سازمان در موعد مقرر دست يابيم؟
اثر بخشی عبارتست از درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده.
به بیان دیگر اثربخشی نشان می دهد که تا چه میزان از تلاش انجام شده نتایج مورد نظر حاصل شده است. در حالیکه نحوه استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج، مربوط به کارآیی می شود.
رابطه کارآیی با بهره‌وری و اثربخشی
در غالب موارد واژه های بهره‌وری، كارآیی و اثر بخشی بطور نابجا بكار گرفته شده یا با هم اشتباه می‌شوند.
بهبود كارآیی، ارتقای بهره‌وری را تضمین نمی‌كند. افراد غالبا فكر می‌كنند، اگر كارآیی بهبود یابد، بهره‌وری بیشتر خواهد شد. كارآیی شرط لازم بهره‌وری است؛ اما شرط كافی نیست. در واقع برای بهره‌ور بودن، هم اثربخشی و هم كارآیی لازم است. كارآیی نسبت محصول واقعی(یاخدمات ارائه شده) به محصول مورد انتظار است، در حالیكه اثربخشی، درجه تحقق هدف‌ها در سازمان است و بهره‌وری مجموع كارآیی و اثر بخشی را مورد نظر دارد.
با شروع دوره نهضت مدیریت علمی در اوایل سالهای 1900 م، فردریك وینسل، تیلور، فرانك و لیلیان گیلبریث، به منظور افزایش كارآیی كارگران درباره تقسیم كار، بهبود شرایط كار و تعیین زمان استاندارد كار(سنجش كارآیی)، مطالعاتی را انجام دادند.
منابع
1. بهره وري و تجزيه و تحليل آن در سازمانها ، : شهنام طاهري ،تهران، هستان ۱۳78.
2.آشنایی با مدیریت بهره‌وری، غلام رضا خاکی، تهران، سایه نما.
3.مدیریت منابع انسانی و روابط کار، نگرشی راهبردی، ناصر میر سپاسی، تهران، شروین، 1376